Склад и кабинет для селлеров WB и OZON: как работать с фулфилментом

Пока товара немного, селлер упаковывает его сам. Перелом обычно наступает не из-за объёма, а из-за времени: приёмка от поставщика, пересчёт, маркировка, сборка коробов под поставку и печать этикеток начинают занимать больше дней в неделю, чем работа с карточками и рекламой.

Фулфилмент берёт эту часть на себя: принимает товар от поставщика, хранит, маркирует, собирает поставки на склады маркетплейсов или заказы покупателей. Селлер платит за услуги и хранение, а взамен получает время и предсказуемую отгрузку. Цена этого решения — товар лежит не у вас, и о нём нужно узнавать со стороны.

Перед выбором склада договоритесь о трёх вещах: как считается хранение, какие услуги оплачиваются отдельно и где вы будете видеть свои данные. Первые два пункта определяют сумму счёта, третий — сколько времени уйдёт на переписку с менеджером.

FBO — товар заранее уезжает на склад маркетплейса, и маркетплейс сам доставляет его покупателю. Фулфилмент здесь готовит поставки: короба, их состав, этикетки. FBS — товар хранится у вас или у фулфилмента, маркетплейс передаёт заказ, а склад собирает и отгружает его. Свой склад — то же FBS, но с арендой, людьми и оборудованием на вашей стороне.

Многие селлеры совмещают схемы: ходовые позиции держат на складах маркетплейса по FBO, а длинный хвост ассортимента — у фулфилмента по FBS. В этом случае один и тот же склад и готовит поставки, и собирает заказы, и вам особенно важно видеть, сколько товара на полке, сколько в резерве и сколько уже уехало.

Для маркированных товаров добавляется ещё одна задача — коды «Честного знака». Их нужно загрузить, нанести и привязать к отгружаемым единицам. Если это делает склад, заранее решите, кто загружает коды и где вы видите, сколько их осталось.

Хорошо, когда ваши данные видны в одном месте и в тех же цифрах, по которым работает склад: тогда спор о расхождении решается по заявке, а не по памяти.

Выбирая фулфилмент, спросите не только о ценах, но и о том, где вы будете видеть свою информацию. Минимальный набор, без которого вы зависите от ответов менеджера:

• Остатки по каждому товару: сколько доступно, сколько в резерве под заказы, сколько принято, но ещё не разложено, сколько в браке.
• Заявки на приёмку и поставку: что вы отправили, что склад принял, где расхождение с планом.
• Статусы поставок FBO и заказов FBS: собрано, упаковано, отгружено.
• Хранение: за какие дни и за какой объём начислены деньги.
• Счета и акт сверки: какие услуги оказаны, что оплачено, что осталось.
• Коды маркировки: сколько кодов загружено, сколько свободно, сколько уже привязано к товару.

WMS-Seller — система для склада, а не сам склад. Кабинет селлера работает у фулфилмента, который ведёт учёт в WMS-Seller, и показывает те же данные, по которым работают кладовщики. Разделы меню сгруппированы по задачам:

• «Товар» — «Остатки» с выгрузкой файлом, «Пополнение» с расчётом, сколько привезти, «Мои товары» с сопоставлением карточек маркетплейса и складских товаров, «Маркировка» и «Партии и сроки».
• «Склад» — «Заявки», где вы сами создаёте заявку на приёмку или поставку FBO, «Приход и расход», «Поставка FBO» с файлом коробов для WB, «FBS» и «Возвраты».
• «Финансы» — «Счета» с печатью и актом сверки и «Хранение» с суммой и объёмом за период.
• «Аккаунт» — «Кабинеты маркетплейсов», «Интеграции», где вы сами добавляете ключ кабинета WB или Client-Id и Api-Key OZON, и «Доступы» для приглашений складу.

Главное, что меняет кабинет, — часть задач больше не нужно поручать менеджеру склада. Вы сами подаёте заявку на приёмку с составом и датой завоза или заявку на поставку FBO, а потом смотрите историю статусов и расхождения плана с фактом. Сами подключаете кабинет маркетплейса: у WB обязателен «Ключ для операций», а отдельный «Ключ для аналитики» можно добавить, чтобы выгрузки не расходовали лимиты основного ключа. Сами проверяете в «Моих товарах», какой складской товар привязан к каждому размеру карточки WB, и подтверждаете соответствие, если оно ждёт подтверждения.

С маркировкой то же самое: в разделе «Маркировка» можно загрузить свои коды кнопкой «Загрузить КИЗ», если у вас есть право на загрузку, и указать товар для кодов, которые пришли без него. Печать кодов и смена их статусов остаются за складом — у вас они только для просмотра. Так коды не потеряются между вами и складом, а ответственность понятна.

В «Пополнении» кабинет подсказывает, сколько товара отправить на склад, исходя из темпа отгрузок и того, что уже едет, — это ответ на вопрос, когда заказывать следующую партию у поставщика. В «Партиях и сроках» видны партии с истёкшим или близким сроком и причина блокировки: вы узнаёте о проблеме раньше, чем товар придётся списывать.

Если у вас несколько организаций или кабинетов маркетплейсов, раздел «Кабинеты маркетплейсов» показывает каждый кабинет вместе с организацией и сразу по всем подключённым фулфилментам. Кабинет без организации стоит закрепить за ней: склад ведёт заказы той организации, которой принадлежит магазин.

Подключённый кабинет показывает статус: «Подключён», «Нужна проверка», «Не проверен». Пока ключ не прошёл проверку, синхронизация не запускается — это первое, что стоит проверить, если заказы не появились у склада.

Кабинет связывает вас с конкретным фулфилментом, поэтому доступ к складским разделам появляется только после приглашения склада. До этого вместо разделов «Товар», «Склад» и «Финансы» в меню стоит одна строка «Работа со складом» с пометкой «не подключено». После принятия приглашения склад появится среди подключённых фулфилментов, а складские разделы откроются.

1. Зарегистрируйтесь как клиент на странице регистрации селлера — по почте придёт код подтверждения.
2. Попросите у своего фулфилмента ссылку-приглашение: склад создаёт её в карточке клиента.
3. Откройте «Кабинеты маркетплейсов» → «Приглашения фулфилмента» и вставьте ссылку.
4. Подключите кабинет WB или OZON в разделе «Интеграции» и проверьте, что ключ прошёл проверку.

Хранение — часто одна из самых заметных строк в счёте фулфилмента, и её стоит понимать. В WMS-Seller склад начисляет хранение за каждый день, за кубометр в сутки или за ячейку в сутки. Ставка выбирается по цепочке: договорная ставка клиента, если она задана в его карточке; иначе ставка конкретной ячейки; иначе класс хранения ячейки, например отдельный для крупногабарита; иначе базовая ставка склада. Новая ставка клиента начинает действовать со следующего дня начисления.

Объём считается по габаритам товара. Если у позиции не заполнены габариты, её объём не посчитан, и раздел «Хранение» в кабинете прямо пишет об этом. Поэтому передавайте складу точные размеры и вес: от них зависит не только сумма, но и то, найдётся ли товару подходящая ячейка.

В разделе «Хранение» за выбранный период видны карточки «Сумма за период», «Средняя стоимость в день» и «Средний объём», график «Динамика хранения по дням» и таблица «Ведущие товары по доле объёма». Если часть дней прошла без начисления, это указано рядом с суммой. Медленные товары с большой долей объёма — первый кандидат на вывоз или распродажу.

Остальные услуги склад берёт из своего каталога: например, маркировку, переупаковку или проверку товара добавляют к позициям заявки, и после её завершения они копятся в начислениях клиента до выставления счёта. В кабинете вы видите счёт с услугами, скидкой, НДС и сроком оплаты.

Для селлера кабинет бесплатный: подписку на WMS оплачивает фулфилмент, который хранит и отгружает товар. Вы платите только своему складу — за его услуги и хранение, по его ценам. Если вы работаете с несколькими фулфилментами в WMS-Seller, каждый из них подключается к вашему аккаунту своим приглашением.

Счета склада в кабинете — это и есть ваши расходы на фулфилмент. Акт сверки показывает, что начислено и что оплачено, и его удобно раз в месяц сверять со своей бухгалтерией.