Как открыть фулфилмент: с чего начать учёт склада

Учётная система не ответит на деловые вопросы, но заставит их задать. До первой настройки определитесь, с какими маркетплейсами вы работаете и по каким схемам: только поставки FBO, сборка FBS или обе. От этого зависит, понадобятся ли в первый же месяц точка отгрузки, стол сборщика и печать стикеров.

Второй вопрос — что вы продаёте селлеру. Приёмка, хранение, маркировка, упаковка, сборка коробов и заказов: каждая услуга получит цену и попадёт в счёт. Прайс лучше составить до первого клиента. Задним числом услуги приходится восстанавливать по памяти, и часть работы склада остаётся неоплаченной.

Третий — как устроено помещение: сколько стеллажей, где зона приёмки и стол упаковки, есть ли место для паллет и крупного товара. Адреса ячеек, которые вы придумаете сейчас, будут на этикетках годами, поэтому схему стоит продумать один раз.

Регистрация фулфилмента в WMS-Seller не требует оплаты и банковской карты: 7 дней бесплатно, и за это время можно пройти путь до первого счёта. Вход один для владельца, сотрудников и клиентов, а система сама направляет каждого в его раздел.

После входа откройте «Настройки» → «Мастер настройки склада». Это список дел владельца: склад, реквизиты компании, первый клиент, услуги и цены, товары клиента, ключ WB для FBO. Часть шагов мастер отмечает сам, когда видит данные, — например, склад с адресом или реквизиты с ИНН и расчётным счётом. Ненужный пока шаг можно пропустить кнопкой «Пропустить» и вернуться к нему позже.

Учтите одну особенность: шаги мастера видны, пока на складе нет ни одного клиента. Поэтому реквизиты, склад и услуги удобнее заполнить до первого клиента — потом настройку придётся продолжать прямо в разделах.

Реквизиты компании заполняют через меню профиля: «Управление» → «Реквизиты компании». Наименование, ИНН, юридический адрес и подписант попадут в счета и акты клиентам, поэтому этот шаг лучше не откладывать.

Склад создают в «Склад» → «Склады» кнопкой «Создать». Обязательно только название, но адрес стоит указать сразу. Если площадок несколько, каждую заводят отдельным складом: ячейки, заявки и остатки всегда привязаны к конкретному складу. Удалить склад нельзя, только отправить в архив, и его название останется занятым, так что учебный склад назовите так, чтобы не перепутать с рабочим.

Ячейки создают в «Склад» → «Ячейки» → «Создать место». Адрес набирают латиницей и цифрами, например A-01-02, и русская «А» вместо латинской даст ошибку. Вкладка «Массово» заводит до 500 ячеек сразу по маске, а после создания система предлагает напечатать этикетки со штрихкодом адреса. Габариты и вес необязательны, но без них ячейка не знает своего объёма и не подскажет, поместится ли товар.

Стеллажи и карту склада можно построить позже. Новая ячейка работает сразу: в неё принимают и из неё подбирают, даже если на схеме её ещё нет. Карта понадобится, когда маршрут подбора должен будет идти по порядку обхода стеллажей.

Сотрудников добавляют в «Управление» → «Сотрудники» кнопкой «Добавить»: имя, специализация вроде «Кладовщик» или «Сборщик», телефон и почта. Каждый работает под своим входом, и тогда история покажет, кто принял поставку и кто собрал заказ, а спорные случаи разбираются по фактам.

Доступ настраивают в «Группы доступа»: к каким складам и клиентам у сотрудника есть доступ и может ли он только смотреть или ещё и менять. Каждое изменение доступа сохраняется с причиной — это пригодится, когда через полгода нужно будет понять, почему кладовщику открыты финансы.

Для работы с терминала сотруднику выдают PIN: в его карточке нажимают «Выдать код», вводят PIN и включают доступ к терминалу. Покупать ТСД на старте не обязательно — сканировать можно камерой Android-телефона в браузере или в приложении.

Клиента заводят в «Склад» → «Клиенты» → «Новый клиент». Удобнее начать с ИНН: система найдёт организацию в ЕГРЮЛ и подставит название, КПП, ОГРН, адрес и руководителя. Тут же можно пригласить клиента в личный кабинет — письмом на почту или одноразовой ссылкой, которая действует 14 дней.

Товары принадлежат клиенту, поэтому без его карточки загрузить их нельзя. Каталог загружают в «Товары» → «Импорт Excel»: обязательны клиент, артикул и название, а штрихкод, габариты, вес и признак маркировки добавляют по желанию. Кнопка «Проверить» разбирает файл без сохранения и показывает ошибки по строкам, «Импортировать» загружает. Колонке со штрихкодами задайте текстовый формат, иначе Excel округлит длинные цифры.

Если склад переезжает с таблиц или другой системы, клиентов, товары и начальные остатки загружают файлами по очереди в мастере настройки. Остатки можно сразу привязать к ячейкам, и раскладывать перенесённый товар заново не придётся.

Каталог услуг ведут в «Финансы» → «Услуги» → «Добавить услугу»: название, единица, цена для клиента и себестоимость работы склада. Себестоимость показывает, на какой услуге склад зарабатывает, а на какой работает в ноль. Мастер может заполнить каталог базовым прайсом, но такие цены нужно проверить вручную: шаг «Услуги и цены» засчитывается, только когда вы сами сохранили хотя бы одну услугу.

Хранение настраивают отдельно — классами хранения со ставкой за день и базовой ставкой склада. Если с клиентом договорились о другой цене, её задают в «Финансы» → «Тарифы» → «Добавить тариф»: клиент, услуга, договорная цена и дата начала. Общий каталог при этом не меняется, и каждый следующий клиент получает свои условия без копий прайса.

Услуги не обязательно вспоминать в конце месяца. Маркировку, переупаковку или проверку товара добавляют прямо к позициям заявки, а расходники списывают на заявку — после её завершения всё это копится в начислениях клиента и попадает в счёт.

Если клиент продаёт на Wildberries, подключите его кабинет до первой поставки: в карточке клиента — «Маркетплейсы» → «Интеграции с маркетплейсами» → «Добавить кабинет». Ключ выпускает сам продавец в своём кабинете WB, и ему нужны права «Маркетплейс», «Контент», «Аналитика» и «Поставки». Шаг закончен не на кнопке «Сохранить», а когда у кабинета появилась отметка «OK»: только проверенный ключ запускает синхронизацию товаров и заданий.

Для сборки FBS заведите на складе точку отгрузки и свяжите с ней кабинет клиента. Для поставок FBO отдельная настройка не нужна: поставку из кабинета WB склад находит в разделе «FBO» и создаёт по ней заявку.

Пригласите клиента в его кабинет, даже если он один. Селлер сам увидит остатки, заявки и счета, подтвердит спорные соответствия товаров WB и будет подавать заявки на приёмку без переписки. Для клиента кабинет бесплатный — его даёт подписка склада.

Когда склад, клиент, товары и цены готовы, проведите всю цепочку на одной небольшой поставке. Ошибки первого дня дешевле найти на десятке коробов, чем на целой машине.

1. Создайте заявку: «Заявки» → «Создать заявку» → «Приёмка», выберите клиента, склад и товары с плановым количеством.
2. В «Рабочем месте приёмки» нажмите «Начать приёмку» и отсканируйте товар; расхождения с планом подтвердите отметкой в строке.
3. Нажмите «Пересчёт окончен», распределите посчитанное по состоянию и отправьте годный товар на раскладку.
4. В разделе «Размещение» разложите товар, отсканировав этикетку ячейки, и нажмите «Разместить».
5. Для заказа FBS откройте «FBS» → «На сборке» → «Рабочее место сборки» и пройдите подбор до кнопки «Подбор завершён».
6. Откройте «Финансы» → «Счета» → «Черновики», проверьте услуги в счёте клиента и нажмите «Выставить».

Большинство проблем первой недели — не сбои, а пропущенные шаги. Чаще всего встречаются такие:

• Ключ Wildberries сохранён, но не проверен: задания не приходят, пока у кабинета нет отметки «OK».
• У товаров нет габаритов: хранение по объёму за них не начисляется, а ячейка не подсказывает, поместится ли товар.
• Товар принят, но не разложен: он висит в «Принято, не размещено» и не попадает в подбор FBS.
• Штрихкоды в Excel превратились в экспоненту: строки с округлённым штрихкодом при загрузке пропускаются.
• Все работают под одним входом владельца: история не покажет, кто что сделал, а права не разделить.
• Цены остались из шаблона: хранение по ним начисляется каждый день, даже если с клиентом договорились иначе.