Бесплатная WMS для фулфилмента: что дают бесплатные варианты и что входит в пробный период WMS-Seller

За словами «бесплатная WMS» обычно стоит одна из трёх моделей. Первая — бесплатный тариф с ограничениями: по числу заказов, складов, пользователей или клиентов. Вторая — открытая система, которую можно скачать бесплатно, но установить, настроить и обновлять придётся самим. Третья — пробный период полной версии, после которого нужно платить.

Каждая модель по-своему честна, но оценивать её стоит не по цене подписки, а по тому, сколько работы останется на складе. Лимит по заказам означает, что в сезон система упрётся в него именно тогда, когда склад загружен сильнее всего. Открытая система означает программиста, сервер и резервные копии на вашей стороне.

Для склада одного владельца эти ограничения часто терпимы. Для фулфилмента они бьют по самому важному: по числу клиентов, работе с маркетплейсами и счетам за услуги.

Прежде чем переводить склад на бесплатную систему, проверьте не список функций, а её границы. Для фулфилмента важны такие пункты:

• Сколько клиентов можно вести и разделены ли их остатки на уровне системы, а не по договорённости.
• Подключаются ли кабинеты Wildberries, OZON и Яндекс Маркета или заказы придётся переносить вручную.
• Работает ли сканирование с телефона или нужен терминал определённой модели.
• Есть ли кабинет для клиента и платит ли за него клиент отдельно.
• Считает ли система хранение и услуги или счета придётся собирать в таблице.
• Можно ли выгрузить свои данные — товары, остатки, историю, — если вы решите уйти.
• Кто делает резервные копии и как быстро восстановят базу после сбоя.

Сначала прямой ответ: бесплатного тарифа для склада в WMS-Seller нет, есть пробный период. После регистрации фулфилмента — 7 дней бесплатно, и это полная версия, а не урезанная: приёмка, хранение, сборка FBO и FBS, маркетплейсы, маркировка, кабинет для клиентов и счета. Дату окончания система записывает при регистрации, и её видно на странице подписки склада.

Пробный период выдаётся один раз на владельца. Если тот же владелец регистрирует ещё один склад, срок не начинается заново: у нового склада действует тот же пробный период, а если он уже закончился, нового не будет. Карта при регистрации не нужна, поэтому по окончании срока деньги сами не спишутся — продолжить работу можно, только оплатив подписку.

Ваши клиенты за кабинет у склада отдельно не платят: кабинет селлера с остатками, заявками, хранением и счетами входит в тариф фулфилмента. Отчёты аналитики в кабинете открыты селлеру, пока у склада действует подписка.

Отдельно про оборудование. Чтобы начать, не нужно покупать терминалы: приёмка, размещение и сборка работают в браузере Android-телефона, а сканером штрихкода и Data Matrix служит его камера. Есть и отдельное приложение ТСД с работой без связи. Принтер этикеток понадобится, но подойдёт обычный, подключённый к компьютеру через агент печати.

У склада один тариф — «WMS для склада», 14 999 ₽ / мес. Лимитов на селлеров, склады и сотрудников в нём нет, поэтому цена не растёт с каждым новым клиентом или кладовщиком, а в сезон не нужно переходить на старший план.

В тариф входит весь складской цикл:

• Адресное хранение: склады, стеллажи, ячейки, короба
• Партии и сроки годности, подбор по FEFO
• ТСД на любом Android: приёмка, размещение, подбор
• FBO и FBS: WB · OZON · Я.Маркет
• КИЗ «Честный знак»: скан Data Matrix, привязка, агрегация
• Этикетки, грузовые места и агент печати
• Возвраты, наборы и инвентаризация
• Кабинет селлера: остатки, заявки, счета
• Счета клиентам, биллинг хранения и УПД-XML для 1С
• Журнал движений и права доступа сотрудников

За доплату подключается только свой бренд в кабинете клиентов — логотип, название, цвет, поддомен и email-отправитель. Это отдельный тариф «WMS + свой бренд», 29 990 ₽ / мес вместо базового, складские возможности в нём те же. Без него клиенты видят кабинет под именем платформы.

Других доплат за модули нет: маркировка «Честный знак», FBS и FBO для трёх маркетплейсов, биллинг хранения и выгрузка счетов для 1С входят в базовый тариф. Резервные копии делаются ежедневно в три хранилища и хранятся 30 дней — это тоже часть тарифа, а не платная опция.

В бесплатных и самодельных системах реже всего продумано то, что не видно в демонстрации: кто и что может увидеть. На фулфилменте это вопрос доверия клиентов. Селлер не должен видеть остатки соседа по стеллажу, а сборщик — счета и цены.

В WMS-Seller данные каждого клиента отделены на уровне системы: в своём кабинете селлер видит только свой товар, заявки и счета. Сотрудникам склада доступ выдают через «Группы доступа» — по складам, клиентам и действиям, — и каждое изменение доступа сохраняется с причиной. Что и когда менялось, показывает «Журнал аудита».

Вход защищён от подбора пароля: после 10 неудачных попыток за 5 минут вход с этой почтой закрывается на 15 минут. Владелец и сотрудники могут включить двухфакторную защиту с кодом из приложения-аутентификатора и резервными кодами на случай, если телефона нет под рукой.

Переезд — частая причина остаться на бесплатной системе: кажется, что перенос данных займёт больше времени, чем сэкономит новая. На деле переносить нужно немного — клиентов, их товары и текущие остатки. Историю старых операций держат в прежней системе до конца сверок.

В мастере настройки склада эти данные загружают файлами по очереди: сначала клиенты, затем товары, затем начальные остатки. Файл товаров перед загрузкой проверяют кнопкой «Проверить»: система покажет ошибки по строкам и ничего не сохранит, пока вы не нажмёте «Импортировать». Остатки можно сразу привязать к ячейкам, а строки с незнакомым штрихкодом видны отдельно, и их разбирают до первой смены.

Если не оплатить подписку после пробного периода, склад не удаляется и данные не пропадают. Включается режим только чтения: остатки, заявки, клиенты и история видны, но создать заявку или изменить остаток нельзя. Кнопки действий в этом режиме закрыты, и сервер тоже не примет изменение, даже если отправить его в обход интерфейса.

Кабинеты ваших клиентов в это время продолжают открываться, но отчёты аналитики в них закрываются до оплаты подписки склада.

После оплаты запись снова открыта, и склад продолжает с того места, где остановился: ничего не нужно загружать заново. Поэтому пробный период лучше тратить на реальные данные — одного клиента и одну поставку, — а не на выдуманные товары, которые потом придётся убирать.

Пробного периода хватит, чтобы провести одну поставку от начала до счёта, если не распыляться. Порядок такой:

1. Заполните реквизиты, создайте склад и несколько ячеек с этикетками.
2. Заведите одного реального клиента, загрузите его товары и пригласите его в кабинет.
3. Выдайте PIN кладовщику и проверьте сканирование с его телефона.
4. Подключите кабинет Wildberries клиента и дождитесь первой синхронизации.
5. Примите поставку по заявке, разложите товар и соберите один заказ или короб.
6. Выставьте клиенту счёт и посмотрите, понятно ли из него, за что начислены деньги.

Цена подписки — только одна строка расходов. Чтобы сравнение было честным, сложите за месяц и то, что в подписку не попадает:

• Часы менеджера на перенос заказов и поставок из кабинетов маркетплейсов в таблицы.
• Часы на сверку остатков с клиентами и ответы на вопросы «сколько моего товара осталось».
• Услуги, которые склад оказал, но забыл включить в счёт.
• Расхождения на приёмке маркетплейса из-за ошибок в составе коробов.
• Сервер, программиста и резервные копии, если система открытая и стоит у вас.
• Терминалы определённой модели, если система не работает с обычного телефона.
• Время на переезд, если через год бесплатного лимита перестанет хватать.

Бесплатная или самодельная система может быть разумным выбором, если у склада один владелец товара, нет маркетплейсов и сборка идёт по бумажным заказам. Таблица тоже работает, пока товаров немного и всё помнит один человек.

Фулфилменту с несколькими селлерами важнее другое: разделение остатков по клиентам, работа с кабинетами маркетплейсов и счета за услуги. Если эти задачи закрываются вручную, экономия на подписке уходит в часы менеджера и спорные счета. Посчитайте, сколько времени в неделю занимают сверка с клиентами и перенос заказов, — это и есть цена «бесплатной» системы.

Если сомневаетесь, начните с пробного периода на одном клиенте. За это время станет видно, сколько ручной работы система снимает именно с вашего склада, и решение будет опираться на ваши цифры, а не на обещания.