WMS для фулфилмента: что это и что должна уметь

WMS (warehouse management system) управляет физической работой склада: где лежит товар, кто и что должен сделать прямо сейчас, что уже отсканировано и в какой короб. Учётная программа, например бухгалтерская, отвечает на другой вопрос — сколько товара числится и на какую сумму. Ей не важно, на какой полке он стоит и кто из кладовщиков его взял.

Разница видна в первую же смену. В учётной программе приход — это одна строка документа. В WMS приход — это заявка, пересчёт по сканам, расхождение с планом, размещение по ячейкам и только потом доступный остаток. Пока товар не разложен, собрать из него заказ нельзя, и система это знает.

Ещё одно отличие — остаток в WMS складывается из истории операций, а не вводится цифрой. Видно, сколько товара доступно, сколько зарезервировано под заказы и сколько лежит в браке, и всегда можно найти операцию, которая изменила число.

Поэтому WMS не заменяет бухгалтерию, а работает рядом: склад живёт в WMS, а в учётную систему уходят готовые документы — счета, акты, выгрузки.

Обычный склад хранит товар одного владельца — своей компании. Фулфилмент хранит товар десятков селлеров на одних и тех же стеллажах. Из этого вытекают требования, которых у WMS обычного склада может не быть вовсе.

Первое — разделение остатков по клиентам. Один и тот же штрихкод бывает у двух разных селлеров, и система должна понимать, чей товар принят. Второе — смешанные поставки: машина привозит короба нескольких клиентов, и разбирать их по одному долго. Третье — доступ клиента: селлер хочет сам видеть свои остатки и заявки, а не узнавать их из переписки. Четвёртое — деньги: склад продаёт услуги, и каждую приёмку, маркировку или упаковку нужно превратить в строку счёта конкретному клиенту.

В WMS-Seller, например, при сортировке смешанной поставки сканер сам относит товар к клиенту по штрихкоду, а если штрихкод есть у нескольких клиентов, спрашивает «Чей это товар?». Услуги склада добавляются прямо к позициям заявки и попадают в начисления клиента.

Фулфилмент для селлеров работает по двум схемам. FBO — склад собирает поставку на склад маркетплейса: короба, их состав, этикетки грузомест. FBS — маркетплейс передаёт заказы покупателей, а склад собирает каждый заказ и отгружает его сам. У Wildberries, OZON и Яндекс Маркета свои форматы для обеих схем, и WMS должна их знать, а не заставлять менеджера переносить данные руками.

Чтобы получать заказы и данные о поставках, WMS подключается к кабинету селлера на маркетплейсе по ключу этого кабинета. Кабинетов у одного клиента может быть несколько, и каждая операция должна идти от имени того кабинета, к которому относится заказ.

Есть и обратный поток — возвраты. Покупатель отказался от товара, маркетплейс вернул его, и кладовщик решает: годный товар снова идёт в размещение, брак откладывается отдельно, остальное возвращается селлеру. Если возвраты не проходят через WMS, клиент их не видит, а остаток расходится с полкой.

Отдельная тема — маркировка «Честный знак». Если товар подлежит маркировке, код Data Matrix нужно связать с конкретной единицей и заказом. Когда это делают в отдельной программе, коды и остатки расходятся. Поэтому сканирование КИЗ при приёмке и сборке — обязательный пункт для склада, который работает с маркированными товарами.

Пройдитесь по списку на пробном периоде. Каждый пункт проверяйте на своём товаре, а не на презентации. Если пункт закрывается «таблицей рядом» или ручной выгрузкой, считайте, что его нет: именно на таких стыках фулфилмент теряет товар и деньги.

• Приёмка по заявке: план от клиента, пересчёт сканом, расхождение с планом и приёмка частями, если товар пришёл не весь.
• Адресное хранение: ячейки с размерами и типами, блокировка ячейки, поиск, где лежит товар.
• Партии и сроки годности: срок вводится при приёмке, первым в сборку идёт то, что раньше истекает.
• Сборка FBO: короба и паллеты, этикетки грузомест, состав коробов для кабинета WB.
• Сборка FBS: заказы приходят из кабинетов сами, подбор по ячейкам, стикер и упаковка.
• Маркировка: отметка «нужен КИЗ» у товара, загрузка кодов, скан Data Matrix при сборке.
• ТСД: работа с Android-терминала или телефона, вход сотрудника по личному коду и PIN.
• Кабинет клиента: селлер видит только свои остатки, заявки и счета.
• Тарификация услуг и счета: каталог услуг, своя цена для клиента, хранение по объёму или по ячейке, счёт из накопленных начислений.
• Права сотрудников: группы доступа, чтобы сборщик не видел финансы, а журнал показывал, кто что сделал.
• Интеграции с WB, OZON и Я.Маркетом: подключение кабинетов, статус ключей, сопоставление товаров по штрихкоду.

Функции из чек-листа сегодня заявляют многие системы. Отличаются они деталями, которые видны только в работе. Проверьте их на тестовой поставке до того, как переводить склад.

Отдельно оцените, сколько работы остаётся за компьютером. Если каждую поставку проводит администратор, склад упрётся в него в первый же пиковый день. Лучше, когда кладовщик проходит приёмку, размещение и сборку с ТСД, а за компьютером остаются цены, счета и карточки клиентов.

• Примите одну поставку от двух клиентов с одинаковым штрихкодом — посмотрите, как система спросит владельца.
• Соберите один заказ FBS с маркированным товаром от начала до этикетки — сколько сканов и экранов это заняло.
• Выставьте тестовый счёт за хранение — понятно ли, из чего сложилась сумма.
• Зайдите в кабинет как клиент — видны ли остатки, заявки и счета без звонка менеджеру.
• Попробуйте ТСД на телефоне сотрудника, а не только на компьютере администратора.
• Уточните, что будет с данными, если подписка закончится.

Внедрение проще всего вести в том порядке, в котором данные зависят друг от друга: без склада не создать ячейки, без клиента не завести товары, без цены не выставить счёт. В WMS-Seller этот путь разобран в курсе «Быстрый старт фулфилмента» — двадцать уроков, которые стоит пройти по порядку. Начинайте с одного клиента и одного склада: когда первая приёмка, сборка и счёт пройдут без обходных путей, остальных клиентов можно подключать тем же порядком.

Перед первой реальной сменой дайте кладовщикам потренироваться на учебных штрихкодах: так ошибки первого дня случатся не на товаре клиента.

1. Заполните реквизиты компании — без них система не сформирует счета и акты.
2. Создайте склад и ячейки хранения с размерами.
3. Добавьте сотрудников, настройте группы доступа и выдайте PIN для входа с ТСД.
4. Создайте карточку клиента и пригласите его в кабинет.
5. Загрузите товары клиента из Excel. Если вы переезжаете с другой системы, начальные остатки можно загрузить файлом, в том числе сразу с ячейкой.
6. Создайте услуги склада и назначьте клиенту его цены.
7. Подключите кабинет Wildberries клиента.
8. Проведите первую заявку на приёмку: пересчёт, состояние товара, размещение по ячейкам.
9. Подберите товар на рабочем месте сборки и выставьте клиенту первый счёт.

Бесплатные WMS встречаются, но обычно это либо ограниченная версия, либо открытая система, которую нужно самим разворачивать, дорабатывать под маркетплейсы и поддерживать. Для фулфилмента с несколькими клиентами экономия на подписке может обернуться расходами на программиста и ручную работу с кабинетами WB и OZON.

WMS-Seller не бесплатный, и честнее сказать это сразу. У склада один тариф «WMS для склада» — 14 999 ₽ / мес: селлеры, склады и сотрудники — без лимита, в него входят адресное хранение, партии, ТСД, FBO и FBS для трёх маркетплейсов, КИЗ, кабинет селлера и счета клиентам. Отдельно оплачивается только свой бренд, домен и email-отправитель в кабинете.

Попробовать можно без оплаты и без банковской карты: после регистрации 7 дней бесплатно. Если не оплатить, данные не пропадут — склад перейдёт в режим только чтения. Для селлеров, которых вы пригласите, кабинет бесплатный всегда: подписку оплачивает фулфилмент.