Склад и ответственное хранение для селлеров: что даёт фулфилмент со своим складом

При аренде места селлер получает квадратные метры и сам решает, что и как на них лежит. Склад отвечает за помещение, но не за количество коробов. При ответственном хранении всё наоборот: товар передают складу по документу, склад пересчитывает его, хранит и выдаёт по запросу, а разница между принятым и выданным становится вопросом к складу.

Для селлера маркетплейсов ответственное хранение почти всегда идёт вместе с фулфилментом. Тот же склад, что хранит товар, готовит поставки на склады Wildberries и OZON, собирает заказы FBS, маркирует и переупаковывает. Поэтому хранение здесь — не отдельная услуга «полки в аренду», а часть цепочки, в которой товар постоянно приезжает и уезжает.

Отвечать за товар, который каждый день двигается, можно только при точном учёте. Если склад ведёт остатки в таблице и по памяти кладовщиков, через месяц никто не скажет, куда делись три единицы из поставки. Если каждое действие подтверждено сканом в WMS, ответ найдётся в истории: кто принял, в какую ячейку положил и с какой поставкой отгрузил.

Ответственность склада начинается с приёмки, а не с момента, когда товар лёг на полку. В WMS-Seller приёмку ведут по заявке: в ней указаны клиент, склад и плановое количество каждой позиции. Заявку может создать склад, а может подать и сам селлер из своего кабинета — с составом и датой завоза.

Кладовщик открывает «Рабочее место приёмки», нажимает «Начать приёмку» и сканирует товар. Система тут же сравнивает факт с планом: счётчики «Ожидалось», «Факт» и «Осталось принять» меняются после каждого скана. Если привезли меньше или больше, расхождение нужно подтвердить отдельной отметкой в строке — молча закрыть пересчёт с неверным числом не получится.

После пересчёта товар распределяют по состоянию: годный уходит в хранение, повреждённый — в брак или на обработку, и только потом его отправляют на раскладку. Это важно для обеих сторон. Брак, отмеченный при приёмке, — вопрос к поставщику селлера, а не к складу, и в кабинете клиента он виден отдельной колонкой, а не растворяется в общем остатке.

Если у товара ведётся учёт сроков, партию и срок годности записывают прямо при приёмке. Товар такого типа без срока не примут: иначе склад не сможет отвечать за то, что первой уходит партия, которая истекает раньше.

Принятый товар сначала числится как «Принято, не размещено»: он уже на складе, но ещё без адреса. Раскладывают его в разделе «Размещение» — кладовщик выбирает позицию, сканирует этикетку ячейки, указывает количество и нажимает «Разместить». Система подсказывает, где уже лежит этот артикул, и предлагает место, но решение остаётся за человеком.

Места на складе различаются по назначению. Для обычного товара — «Хранение», для ходовых позиций — «Pick-зона», для паллет — «Паллетоместо», для крупного товара — «Негабарит», для спорного — «Карантин» и «Возвраты». Так сомнительный товар физически не смешивается с тем, что готово к отгрузке.

Размеры и допустимый вес ячейки указывать необязательно, но с ними система знает объём места и подсказывает, поместится ли товар. Неисправное место выводят из работы блокировкой с причиной, и сборщика туда система не отправит.

Одна позиция может лежать в нескольких ячейках, а товар может храниться в складском коробе, который привязан к месту. Такой короб переносят целиком, не перекладывая содержимое, а при подборе сборщик видит, из какого именно короба брать.

Для косметики, продуктов, бытовой химии и других товаров со сроком годности склад отвечает не только за количество, но и за возраст товара. В WMS-Seller у каждой партии свой срок, и под заказы FBS первой резервируется та, что истекает раньше. Кладовщику не нужно помнить, какой короб брать: строка подбора показывает и ячейку, и партию со сроком.

В разделе «Партии и сроки» видно, что скоро истечёт: плитка «До 30 дней» отбирает партии с близким сроком, а карточка партии показывает её ячейку и доступное количество. Это повод заранее предупредить селлера и решить, отправить товар в ближайшую поставку, вывезти или списать.

Если с партией что-то не так — пришла жалоба покупателя или нужна проверка качества, — её закрывают кнопкой «Заблокировать» с причиной и пояснением. Заблокированная партия остаётся на месте, её можно пересчитать и переместить, но под заказ её не возьмут, пока проверку не закончат. Партию с истёкшим сроком списывают отдельной операцией, и списание остаётся в истории.

Хранение у фулфилмента в WMS-Seller начисляется за каждый день — за кубометр или за ячейку. Классы хранения и базовую ставку склад настраивает в «Финансы» → «Услуги» → «Классы хранения»: например, отдельный класс «Крупногабарит» со своей ставкой за день. Класс назначают ячейке кнопкой «Настроить ставку» в её карточке.

Если с клиентом договорились о своей цене, её задают в «Финансы» → «Тарифы» с датой начала, и она перекрывает ставку ячейки и класса. Общий прайс при этом остаётся прежним для остальных клиентов.

Объём считается по габаритам товара, поэтому карточка без размеров — главная причина спорных счетов. Позиция без габаритов не даёт начисления, и журнал покажет такие дни отдельно. Заполнить размеры при заведении товара проще, чем потом объяснять селлеру, почему счёт за прошлый месяц пересчитали.

Все начисления собраны в «Журнале хранения»: вкладка «По клиентам» показывает суммы и дни без начислений, «По дням» — как сумма складывалась. По конкретному клиенту журнал собирает выписку с разбивкой по дням и ячейкам; её выгружают кнопкой «Выгрузить XLSX» и прикладывают к счёту. Сам счёт склад выставляет из накопленных начислений за период.

Ответственное хранение проверяется инвентаризацией. В разделе «Инвентаризации» склад выбирает клиента, склад и охват — например, «По товарам». Режим «Слепой пересчёт» скрывает от кладовщика ожидаемый остаток: он считает то, что видит на полке, а не подгоняет число под экран, и расхождения раскрываются только после завершения пересчёта. Результаты применяют отдельным шагом, по итогам печатают акт.

Товар не всегда остаётся на одном складе. Если у фулфилмента несколько площадок, перемещение оформляют заявкой «Перемещение»: склад отправления, склад назначения, товары и количество. Отправку и приёмку на другом складе проводят сканами, а недоставленную часть возвращают обратно, поэтому товар в пути не теряется между двумя адресами.

Бывает, что остаток или целый короб нужно отдать другому складу-партнёру. Это делают кнопкой «Передать партнёру» в карточке товара в «Остатках»: выбирают партнёра, его карточку товара и количество, целиком или частью.

Возвраты с маркетплейсов тоже проходят через склад. Кладовщик осматривает возврат и решает его судьбу: годный товар снова идёт в хранение, бракованный откладывается отдельно. Для селлера это значит, что возврат не пропадает между маркетплейсом и полкой, а появляется в его кабинете.

Селлеру мало знать, что товар «на складе». В кабинете WMS-Seller его остаток разделён на доступный, зарезервированный, принятый, но не размещённый, и брак. Партии со сроками видны в «Партиях и сроках», движение товара — в «Приходе и расходе», а стоимость хранения за период — в разделе «Хранение» с графиком по дням и долей объёма каждого товара.

Кабинет для селлера бесплатный: его даёт склад, который ведёт учёт в WMS-Seller, а подключается он по приглашению этого склада. Сам WMS-Seller товар не хранит и места не сдаёт — это система для складов. Если вы ищете склад для своего товара, спросите фулфилмент, в какой системе он ведёт учёт и получите ли вы доступ к своим цифрам.

Договор хранения обычно подписывают быстро, а вопросы появляются в первом счёте. Обсудите заранее:

• Как считается хранение — за объём или за ячейку, и по какой ставке для вашего товара.
• Кто вносит габариты товара и что будет с позициями без размеров.
• Как оформляется расхождение при приёмке и где вы его увидите.
• Куда попадают брак и возвраты и сколько они ждут вывоза.
• Ведёт ли склад партии и предупреждает ли о товаре с близким сроком.
• Как часто склад проводит инвентаризацию и можно ли получить её акт.
• Где вы видите остатки, заявки, хранение и счета без запроса менеджеру.